15 Maret 2007, 10:33:30
Opini: Lendy Widayana

Menerapkan Teknologi Informasi Komunikasi Secara Efektif (1)

suarasurabaya.net| Setelah lebih dari dua puluh tahun saya menjalani profesi di bidang teknologi informasi komunikasi, banyak sekali liku-liku pengalaman ketika berinteraksi dengan semua level manajemen di berbagai organisasi saat teknologi informasi komunikasi diterapkan. Artikel seri pertama dari tiga tulisan ke depan ini mengurai berbagai problematika dan solusi yang berpijak pada pengalaman, kajian riset serta bagaimana membangun visi ke depan.

Jika Perusahaan Ingin Maju Pesat
IT tidak dapat didelegasikan

Minggu lalu saya menghadiri sebuah executive forum manajemen di Jakarta. Seorang eksekutif puncak sebuah perusahaan operator telekomunikasi dengan latar belakang non IT mengatakan bahwa ia telah nekad mengeluarkan puluhan miliar rupiah untuk membeli (belum menerapkan) sebuah sistem software. Setelah dipelajari selama lima tahun baru sistem tersebut dapat diterapkan satu per satu.

Memang dewasa ini seorang pimpinan puncak organisasi bisnis apapun tidak cukup hanya memahami soal keuangan, SDM dan pemasaran. Ada pilar pemahaman dengan bobot yang sama yaitu soal teknologi informasi komunikasi.

Bisnis adalah informasi, dan informasi adalah bisnis. Oleh karena itu pimpinan puncak tidak dapat mendelegasikan begitu saja aspek teknologi informasi komunikasi kepada manajer atau bahkan direktur di bidang ini.

Ibarat seseorang yang dapat mengemudikan mobil, ia tidak harus menjadi montir. Pemahaman yang diperlukan pimpinan tentu bukan soal teknis karena itu kompetensi engineer. Pimpinan wajib memahami berapa nilai efisiensi, efektivitas kerja dan produk/jasa baru apa yang dapat diciptakan dengan penerapan teknologi itu.

Prakteknya, pimpinan puncak merumuskan apa yang ia kehendaki, lalu panggil manajer/direktur IT untuk berdiskusi secara intens tentang solusi dan keterbatasan teknologi saat ini dan bagaimana tren teknologi ke depan.

Mengurai kemampuan teknologi informasi komunikasi

Untuk memudahkan pemahaman, apa saja yang dapat dilakukan dengan teknologi informasi komunikasi dalam suatu proses bisnis, semuanya dapat dipetakan menjadi:

• Otomatisasi. Dapat mengoptimalkan jumlah sumber daya manusia dalam sebuah proses pekerjaan yang rutin dan berulang-ulang. Aplikasinya sering kita jumpai pada lingkup perusahaan industri manufakturing.

• Informasi dan analisis. Memudahkan proses analisa pengambilan keputusan, karena pengolahan data komputer akan menghasilkan informasi yang menyajikan berbagai opsi pengambilan keputusan. Dengan program spreadsheet, hasil pengolahan dari database perusahaan secara mudah dapat dianalisis dan dibuat simulasinya.

• Penelusuran (tracking). Mempermudah pemantauan status sebuah obyek berikut prosesnya.

• Menghilangkan kendala geografis. Melalui jaringan komputer yang menghubungkan baik internal maupun eksternal perusahaan, koordinasi-komunikasi dan integrasi perusahaan dapat dilakukan lebih cepat dan lebih efisien.

• Disintermediasi. Komputerisasi dan jaringan komputer mampu menghilangkan mata rantai suatu proses yang secara logis tidak diperlukan lagi.

• Sekuensial dan paralel. Urutan sebuah proses bisnis dapat diubah secara lebih fleksibel. Begitu pula proses kerja yang sebelumnya berurutan dapat dibuat menjadi paralel.

• Aset intelektual. Teknologi memudahkan proses perekaman dan distribusi aset intelektual sumber daya manusia organisasi. Memasuki era knowledge worker saat ini, teknologi sangat membantu meningkatkan nilai dari knowledge capital organisasi. Aplikasi dibidang ini masih sangat jarang diterapkan di Indonesia. Sebagian besar perusahaan di Indonesia masih mengandalkan sumber daya fisik/material dan belum sampai ke tingkat knowledge industry.

Dari uraian di atas, jelas bahwa diperlukan kemampuan analisa, power dan keputusan strategis yang tidak mungkin dibuat oleh seorang manajer/direktur di lapisan middle management. Levelnya sudah harus top level management.

Menerapkan secara efektif

Setiap hari kita dibanjiri oleh informasi tentang sebuah produk teknologi baru. Keterbukaan akses informasi makin memberi ruang untuk memilih. Namun, jangan lupa bahwa banyak produk teknologi negara maju yang hanya berganti kemasan, tetapi inti kemampuan solusinya adalah sama dengan produk sebelumnya. Ketelitian dalam mengkaji produk teknologi khususnya bagi sebuah solusi bisnis makin diperlukan di era informasi ini.

Fakta lain adalah masih banyaknya anggapan bahwa dengan membeli dan memasang sebuah sistem teknologi informasi komunikasi semua masalah akan beres. Teknologi informasi komunikasi akan efektif jika didasari oleh kebutuhan proses bisnis yang matang terlebih dahulu. Setelah itu menyiapkan SDM yang berarti bukan hanya soal melatih penggunaan alat. Ada titik krusial yaitu bagaimana SDM dapat mengadopsi perubahan sistem, prosedur dan proses akibat dari penerapan teknologi yang dipilih. Tanpa melalui tahapan seperti itu, betapapun canggihnya teknologi yang dibeli akan menjadi sia-sia.(LENDY WIDAYANA, Managing Partner .IDD Research and Documentary)

kirim komentar