Kasus Over Bagasi dari Kacamata Band dan Event Organizer, Bagaimana Mitigasinya?

Belakangan, jagat maya ramai dengan persoalan kelebihan bagasi atau over baggage yang melibatkan band dari Ibu Kota, berujung batal tampilnya band tersebut di sebuah acara di Batam, Kepulauan Riau.

Tapi seperti apa sebenarnya masalah kelebihan bagasi itu? Apakah sering terjadi kepada band dengan level produksi sekelas festival nasional? Menurut Ardiansyah, gitaris Fraud, band hardcore asal Surabaya yang malang melintang di panggung nasional hingga mancanegara, hal itu memang bisa saja terjadi.

Ardiansyah yang juga CEO Brotherground Festival mengatakan, kelebihan bagasi atau over baggage sebenarnya bukan persoalan asing bagi band yang bepergian menggunakan pesawat. Tapi, persoalan itu harusnya bisa dihitung dan dimitigasi sejak awal.

Mulai dari manajer, teknisi, hingga personel band, idealnya harus punya catatan detail soal berat dari setiap peralatan yang dibawa. Artinya, berat perlengkapan yang dibawa relatif sudah harus diketahui.

“Biasanya teknisi, crew atau bahkan player atau manajernya itu sudah punya angka pasti dari semua gear yang dia bawa ke mana saja. Itu sudah harusnya tercatat berapa kilo-kilonya. Dan sebelum berangkat pun kalau misalnya alat tidak ada tambahan, beratnya itu enggak akan berubah,” kata Kecenk sapaan akrabnya lewat telewicara kepada suarasurabaya.net, Sabtu (12/9/2026).

Ia mencontohkan berat pedal, simbal, amplifier, effect, hingga perangkat lain biasanya sudah didata secara rinci dan ditotal. Total tersebut kemudian disesuaikan dengan jumlah personel dan kuota bagasi yang diberikan maskapai.

Selain itu, band harusnya juga punya standar maskapai. Bukan semata untuk kenyamanan perjalanan, tapi juga terkait dengan kapasitas bagasi, agar sesuai dengan standar bawaan band tersebut.

“Itu juga harus dipelajari ya, enggak bisa dihiraukan. Makanya itu alasannya mungkin band-band besar tuh memilih maskapai tertentu bukan hanya untuk kenyamanan saja, tapi juga untuk standarnya,” kata dia.

Kalaupun kelebihan bagasi terjadi, menurut Ardiansyah, harusnya masih dalam batas yang wajar. Beda lagi kalau kondisinya, band tersebut sedang tur ke luar negeri, atau membawa gear hingga barang tambahan berlebih, sehingga berat perlengkapannya berubah.

“Nah, kalaupun ada pembengkakan itu biasanya terjadi ketika ada tour luar negeri ya, karena kan membawa merchandise dan belum tentu berapa jumlahnya,” bebernya.

Persoalan lain yang perlu diperhatikan, lanjutnya, setiap maskapai punya kebijakan bagasi berbeda-beda. Ada maskapai yang memperbolehkan penggabungan kuota berdasarkan total berat rombongan, tapi ada juga yang tetap membatasi berat maksimal setiap boks atau hard case.

Karena itu, band tidak bisa hanya menghitung total kuota bagasi. Regulasi maskapai juga harus ditanyakan dan dipahami jauh-jauh hari sebelum keberangkatan oleh pihak band.

Ia mengaku pernah mengalami persoalan serupa saat membantu sebuah band untuk bermain di salah satu festival besar di Jawa Timur. Ketika berangkat, rombongan band berjumlah 12 orang dengan kuota masing-masing sekitar 20 kilogram dan tidak mengalami kelebihan bagasi.

Tapi saat perjalanan pulang, justru muncul biaya tambahan yang cukup besar karena terjadi kelebihan bagasi, dengan nominal sekitar Rp20 juta.

“Itu kan anehnya gini, berangkat cukup kok pulangnya tambah bengkak. Harusnya kalau kalian bawa merchandise dari sana (tempat asal) berkurang dong, karena karena terjual (di lokasi event). Nah, tapi kok malah bengkak? Jadi kamu itu jualan apa kulakan? Nah, waktu itu aku mikirin gitu, tapi ya sudahlah tetap kita bayar,” ceritanya.

Sementara untuk persoalan kelebihan bagasi berujung band batal berangkat ke acara, menurutnya juga kurang bijak. Kalau biaya over bagasi terlalu besar untuk ditanggung band lebih dulu, harusnya ada alternatif lain. Salah satunya menggunakan layanan kargo.

“Kalau kita dihadapkan dengan angka (over bagage) Rp60 juta, harusnya mending (alatnya) dikargokan. Kita relakan satu atau dua orang untuk ngurus kargo, beli tiket lagi, harganya masih jauh lebih turun,” katanya.

Hal itu disampaikannya berdasarkan pengalaman pribadi saat membawa amplifier untuk ke event di Makassar. Saat itu, kalau dimasukkan ke bagasi pesawat, ia harus membayar sekitar Rp2,5 juta, tapi saat dikirim lewat kargo, biayanya hanya sekitar Rp200 sampai Rp250 ribu.

Alternatif lainnya yaitu mengirim peralatan secara terpisah menggunakan kendaraan melalui jalur darat, jika event masih satu pulau. Ia mencontohkan saat mendatangkan Burgerkill, band metal raksasa asal Bandung. Saat itu, personel band itu tetap berangkat dengan pesawat, tapi alatnya yang jumlahnya banyak, dikirim oleh band dengan mobil boks.

“Alatnya itu berangkat sendiri pakai mobil boks mereka. Jadi sangat meringankan panitia soal bagasi. Mungkin gantinya dari pihak band minta charge untuk transportasi alat itu tadi,” jelasnya.

Menurut Ardiansyah, pola seperti itu bisa menjadi solusi yang menguntungkan kedua pihak selama komunikasi antara band dan penyelenggara dilakukan sejak awal. Pembahasan teknis perjalanan tidak boleh kalah penting dibanding negosiasi honor, hotel, maupun ground handling.

“Kadang-kadang orang cuma fokus di negosiasi angka, hotel, ground handling, sedangkan teknis keberangkatan itu banyak di dalamnya, enggak cuma tiket. Kayak bagasi itu tadi,” ujarnya.

Ia juga menyoroti konsekuensi apabila persoalan bagasi berujung pada pembatalan penampilan secara sepihak, terutama jika dilakukan oleh band mendekati hari acara.

Keputusan itu dampaknya tak hanya ke band, tapi juga ke penyelenggara, promotor, hingga penonton yang telah membeli tiket karena menunggu penampilan musisi tertentu. “Kalau yang kemarin itu mungkin pernah terjadi sebelum-sebelumnya, tapi sangat jarang. Band membatalkan sepihak dan alasannya karena overweight,” ujarnya.

Dari Sisi EO, Over Bagasi Biasanya Dimitigasi di Rider

Senada dengan Kecenk, Kautzar Satrio Negoro CEO 86 Productions menceritakan, persoalan kelebihan bagasi sebenarnya cukup sering dijumpai penyelenggara acara, waktu mendatangkan band. Tapi, kebutuhan itu umumnya sudah bisa diantisipasi sejak awal melalui rider artis.

“Biasanya kalau dari sisi kami, kalau over baggage itu memang sering terjadi, tapi itu bisa dimitigasi. Biasanya kita sebagai penyelenggara sebelumnya sudah mengantisipasi itu. Biasanya kita sudah tanya dulu di riders, biasanya kalau yang standar artis itu, riders akan selalu ada deposit untuk over bagasi,” kata Sosa sapaan akrabnya kepada suarasurabaya.net.

Karena itu, persoalan bagasi seharusnya sudah jadi bagian komunikasi teknis antara EO, pihak artis , dan manajemen. Apabila kewajiban utama penyelenggara seperti pembayaran dan tiket telah dipenuhi, sementara persoalan yang tersisa hanya kelebihan bagasi, seharusnya masih ada ruang untuk mencari jalan keluar bersama.

Bahkan, menurut Sosa kasus artis yang sudah menerima pembayaran full tapi tidak jadi berangkat hanya karena persoalan kelebihan bagasi, termasuk kejadian yang sangat jarang ia temui. “Ini termasuk yang baru pertama kali kita dengar sih,” katanya.

Tapi, ia menekankan kalau tanggung jawab juga tetap di pihak penyelenggara. Promotor atau EO sejak awal harus memastikan kebutuhan artis yang telah disepakati dapat dipenuhi, termasuk detail transportasi dan bagasi.

“Kalau misalkan kamu mau bikin event ya harus siap di depan. Kalau enggak siap ya jangan bikin. Karena itu nanti akan jadi semuanya kena,” lanjut dia.

Sosa juga menyoroti dampak saat musisi batal manggung secara mendadak. Terutama mendekati hari H. Dari sisi penyelenggara, pembatalan bisa menggerus kepercayaan penonton terhadap promotor dan event. Selain itu, dampaknya juga dapat menjalar ke sponsor.

“Trust (kepercayaan) ke penonton untuk pembelian tiket akan turun, trust ke sponsor juga akan turun, dan itu juga akan berdampak secara ekosistem kita dari event,” lanjutnya.

Di sisi lain, keputusan artis untuk tidak berangkat juga dapat memengaruhi penilaian promotor lain terhadap band tersebut. Menurut Sosa, kasus semacam itu berpotensi menjadi pertimbangan baru bagi EO ketika hendak mengundang artis yang sama.

“Untuk yang baru mau manggil, mungkin hal ini bakal diangkat, topik ini bakal diangkat dan akhirnya enggak jadi milih mereka,” bebernya.

Sosa menilai kondisi seperti itu pada akhirnya merugikan seluruh ekosistem pertunjukan. Artis semakin berhati-hati memilih promotor, sementara sponsor dan penonton juga menuntut kepastian lebih besar sebelum memberikan kepercayaan.

“Dari POV-ku, kalau nyelamatin semuanya ya, mungkin mereka tetap berangkat. Nanti sampai di lokasi baru mereka bisa nentuin tuh antara mau manggung atau enggak manggung. Tapi mereka sudah posisi di sana. Secara kewajiban mereka sudah hadir karena mereka fee-nya itu dibayar untuk hadir kan,” ujarnya.

Karena itu, baik band maupun penyelenggara perlu memastikan seluruh kebutuhan teknis, termasuk persoalan bagasi, selesai dibicarakan jauh-jauh hari. Agar, persoalan serupa tidak terulang.

Selain kesiapan masing-masing penyelenggara, Sosa juga mengusulkan adanya sistem verifikasi atau wadah khusus bagi EO agar penyelenggaraan event punya standar yang lebih jelas. Pembinaan bisa melibatkan lintas instansi terkait, agar penyelenggara paham kalau membuat event bukan hanya perkara mendatangkan artis.

“Kalau mau bikin event itu enggak cuma asal gelundung. Banyak hal teknis yang perlu kalian penuhi dulu buat kalian bisa bikin sebuah event. Banyak banyak hal teknis yang perlu kalian penuhi dulu, buat kalian itu bisa bikin sebuah event,” tutupnya. (bil/iss)